Автоматизация создания накладных

Данные в проекте модифицированы/синтетические, структура полностью соответствует реальному использованию.

Описание

Инструмент автоматизации в Excel, который создает ТТН (товарно-транспортные накладные) на основе структурированных данных.

Он заменяет ручное создание документов автоматическим созданием шаблонов.

Иллюстрация создания накладных

Задача

Упростить и ускорить создание схожих документов.
Особенно когда их много.

Пожелания:

Наличие единого источника данных.
Чтобы программа сама распознавала сколько документов нужно создать.
Создание документов при нажатии на 1 кнопку.
Возможность удаления созданных документов (тоже с кнопки).
Видеть итоги - сколько документов создано.

Решение

Файл Excel, который создает листы по шаблону, подставляя в них данные.
По нажатию кнопки создается нужное количество уже заполненных накладных.

Каждая строка данных автоматически превращается в отдельный заполненный документ.

Результат

автоматическое создание документов за секунды
устранение ручного копирования (и снижение количества ошибок при заполнении)
возможность повторного использования инструмента

Как это работает

Логика создания накладных

Значения. В сводный лист вносятся данные, которые будут подставляться в шаблон.
Шаблон. В шаблоне внесены формулы, которые эти данные подтягивают (на основе id).
Готовая накладная. При нажатии кнопки Создать ТТН активируется макрос, который:

→ считает количество строк в данных (= требуемое количество накладных)
→ берет шаблон, заполняет, переименовывает, сохраняет на новый лист
→ возвращает пользователя на главный экран

Структура файла:

Структура файла

1. Главное меню start - с кнопками для создания и удаления накладных.

Также видна информация о последнем запуске: количество созданных накладных и время.

2. Данные data - для вставки в накладные.

• каждая строка = один документ

• каждый столбец = поле для заполнения в этом документе

3. Шаблон template - определяет структуру накладной.

Данные подтягиваются с листа dataчерез формулы (ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ).

4-n. Готовые накладные ttn_№ - каждый документ получает имя с порядковым номером id.

Автозаполнение накладной по id

Сложности и решения

Сначала в шаблоне использовала формулы с ВПР → Перешла на ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ, так как это более гибко в использовании и легче менять структуру таблицы в дальнейшем.
При запуске макроса сначала удаляются ранее созданные листы, и при первом запуске удалился еще и шаблон (упс 🤭) → Потребовалась более устойчивая логика удаления старых файлов: только те, что содержат ttn_* в имени

На будущее — Идеи развития

ведение истории запусков
экспорт в PDF
защита структуры файла, чтобы им легко было пользоваться, но сложно что-то “сломать”

Инструменты

Excel:

VBA (макросы)
Формулы (поиска данных по таблице, работа с текстом, извлечение дня/месяца/года из даты)

Файлы

→ Файл Excel

→ Репозиторий проекта на Github