Описание
Эта схема — разбор полного цикла работы с договором закупки в компании: от первичного согласования условий до финального акта сверки.
Проблема
Основная проблема - наличие “слепых зон”, когда разные отделы понимали этапы по-разному.
Возникали вопросы как:
- Что должно быть сделано перед подписанием договора у Генерального директора?
- Кто ответственнен за сбор документов?
- На каком этапе находится договор?
- Когда договор считается закрытым?
Решение
1 - Разобрать полный путь договора в компании.
Понять, как реально проходит процесс, чтобы повысить прозрачность между отделами и четко разграничить ответственность.
2 - Описать процесс в виде swimlane-схемы, разделив ответственность между ключевыми участниками:
- генеральный директор
- отдел закупок
- отдел исполнения
- юридический отдел
- бухгалтерия
3 - Пронумеровать шаги, чтобы по каждому договору легче было фиксировать текущий статус.
Результат
- процесс стал визуально понятным и единым для всех отделов
- появились чёткие зоны ответственности
- стал понятен статус каждого договора
Описание процесса
Процесс запускается при необходимости заключения нового договора на поставку.
-
Инициация и предварительное согласование (Purchase Department)
Определяется ценовой лимит и обсуждаются базовые условия с поставщиком. Проверяется, возможно ли в принципе реализовать сделку (в том числе с учётом логистики). -
Проверка и подготовка сделки (Purchase + Legal)
Поставщик проверяется, оцениваются возможные риски, уточняются требования к документам и условиям договора. -
Формализация договора (Execution + Legal)
Формируется проект договора и согласуется между отделами и поставщиком. При необходимости вносятся правки. -
Утверждение и подписание (GM + Execution)
Финальная версия договора утверждается и подписывается сторонами. -
Исполнение договора (Execution + Accounting + Purchase)
В зависимости от условий поставки (EXW или CTP) запускаются соответствующие сценарии.
EXW: инициируются 100% предоплата, организация перевозки и контроль доставки
CTP: оплата производится по условиям контракта
Далее осуществляется контроль поставки, приёмка на склад и проверка сопроводительных документов. -
Закрытие договора (Execution + Accounting + Legal)
После подтверждения поставки формируется акт сверки, собираются закрывающие документы и договор архивируется. В случае расхождений или повреждений запускается блок обработки спорных ситуаций и компенсаций.
